Datenschutz - Förderverein Kita Kunterbunt Saasen e.V.

Datenschutzerklärung
Förderverein Kita Kunterbunt Saasen e.V.
gemäß Art. 13 DSGVO

1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Förderverein Kita Kunterbunt Saasen e.V., Schloßstraße 8, 35447 Reiskirchen
E-Mail: (folgt)

Vertreten durch den Vorstand.

2. Allgemeines
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Förderverein verarbeitet personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke:

· Verwaltung der Mitgliedschaft

· Beitragseinzug und Spendenverwaltung

· Kontaktpflege mit Mitgliedern und Förderern

· Information über Vereinszwecke und Förderprojekte

· Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

· Öffentlichkeitsarbeit des Vereins

· Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Fotografien und Videoaufnahmen im Rahmen von Vereinsveranstaltungen zur Dokumentation der Vereinsarbeit und für die Öffentlichkeitsarbeit (z. B. auf unserer Webseite, in Vereinspublikationen oder auf Social-Media-Kanälen)

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

· Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung der Mitgliedschaft bzw. vorvertraglicher Maßnahmen)

· Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen, z.B. Steuerrecht)

· Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins, z.B. Öffentlichkeitsarbeit, Mitgliederinformation, technischer Schutz und sicherer Betrieb der Webseite)

· Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z.B. Fotoveröffentlichungen oder der Nutzung optionaler Webseiten-Funktionen)

5. Verarbeitete personenbezogene Daten
Je nach Zweck verarbeiten wir insbesondere:

· Name, Vorname

· Anschrift

· E-Mail-Adresse

· Telefonnummer (optional)

· Geburtsdatum (falls erforderlich)

· Bankdaten (bei Lastschriftverfahren)

· Eintrittsdatum

· Beitrags- und Spendenhistorie

· Kommunikationsinhalte im Rahmen der Vereinsarbeit und über das Web-Kontaktformular

· Technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Server-Logfiles beim Webseitenaufruf)

· Bild- und Tonaufnahmen (Fotografien sowie Video- und Audioaufzeichnungen von Vereinsmitgliedern und Gästen bei Vereinsaktivitäten)

5a. Ergänzender Hinweis zu Bild- und Videoaufnahmen:
Die Verarbeitung und Veröffentlichung von Aufnahmen, auf denen Personen klar erkennbar im Fokus stehen (Einzel- oder Kleingruppenaufnahmen), erfolgt grundsätzlich nur auf Basis einer vorherigen, freiwilligen und ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Bei Aufnahmen von Veranstaltungen, bei denen das Event und nicht die einzelne Person im Vordergrund steht (z. B. Gruppenfotos, Publikumsaufnahmen), erfolgt die Verarbeitung zur Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sofern nicht die Interessen der abgebildeten Personen überwiegen.

6. Mitglieder- und Förderverwaltung
Die Daten werden zur Verwaltung von Mitgliedschaften, Förderbeiträgen und Spenden verwendet. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Vereinsarbeit erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Steuerberater, Banken).

7. Spenden und Zahlungsabwicklung
Zur Abwicklung von Spenden oder Beiträgen werden Zahlungsdaten verarbeitet. Diese werden ausschließlich für den jeweiligen Zahlungsvorgang genutzt und entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

8. Weitergabe an Dritte
Eine Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt nur:

· an Banken zur Zahlungsabwicklung

· an Steuerberater oder Finanzbehörden, sofern erforderlich

· an IT-, Software-, Hostingdienstleister und Auftragsverarbeiter im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

· wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht

9. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Vereinszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (insbesondere die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen wie Beitrags- und Spendennachweise nach der Abgabenordnung).

10. Fotos und Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen unserer Vereinsarbeit können bei Veranstaltungen Fotos oder Videos erstellt werden. Diese können zur Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden (z. B. Website, Presse, Social Media). Die Veröffentlichung erfolgt nur auf Grundlage einer Einwilligung oder eines berechtigten Interesses. Betroffene können einer Veröffentlichung jederzeit widersprechen.

11. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst das System des Webhosters automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

· Verarbeitete Daten: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Internet-Service-Provider, IP-Adresse des Nutzers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (Referrer).

· Zweck: Die vorübergehende Speicherung der Daten und der IP-Adresse ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen und die Funktionsfähigkeit sowie Sicherheit der IT-Systeme zu gewährleisten.

12. Webhosting und Mitgliederverwaltung über ClubDesk

Wir nutzen für unsere Mitgliederverwaltung, Vereinsorganisation sowie für das Hosting unserer Vereinswebseite die Software „ClubDesk“ des Anbieters reeweb ag, Picassoplatz 8, 4052 Basel, Schweiz).

Verarbeitete Daten: Alle über die Webseite erhobenen Daten (z. B. IP-Adressen in Server-Logfiles, Formulareingaben) werden auf den Servern des Hosters verarbeitet. Die Server von ClubDesk stehen in einem zertifizierten, sicheren Rechenzentrum in der Schweiz. Für die Schweiz liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor, welcher ein mit der EU vergleichbares, sicheres Datenschutzniveau garantiert.
Auftragsverarbeitung: Wir haben mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Dieser stellt sicher, dass der Dienstleister die Daten streng nach unseren Weisungen und DSGVO-konform verarbeitet.
Löschung von Daten: Logfile-Informationen werden für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technisch fehlerfreien Bereitstellung, Stabilität und Absicherung unserer Vereinswebseite gegen Cyberangriffe. Weiterführende Informationen: Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in den ⁠ClubDesk-Datenschutzhinweisen sowie auf der offiziellen Webseite von ClubDesk. Die dem Dienst zugrundeliegende ⁠ClubDesk-Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist dort ebenfalls transparent einsehbar.

13. Nutzung des Kontaktformulars

Auf unserer Website ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann.

Verarbeitete Daten: Die in der Eingabemaske eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachrichtentext) sowie das Datum und die Uhrzeit der Absendung.
Zweck: Die Verarbeitung der Daten dient uns ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung der Kontaktaufnahme.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages oder die Begründung einer Mitgliedschaft ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Telefonische Kontaktaufnahme via satellite (sipgate)

· Art und Umfang der Verarbeitung
Für die telefonische Erreichbarkeit unseres Vereins/Unternehmens nutzen wir den Dienst „satellite“. Anbieter dieses Dienstes ist die sipgate GmbH, Gladbacher Straße 74, 40219 Düsseldorf, Deutschland (im Folgenden „sipgate“).

Wenn Sie uns unter der im Impressum angegebenen Telefonnummer anrufen, werden Ihre Telefonnummer sowie das Datum, die Uhrzeit und die Dauer des Anrufs auf den Servern von sipgate verarbeitet. Sofern Sie uns eine Nachricht auf der Mailbox (Voicemail) hinterlassen, wird die Audioaufnahme sowie ggf. eine automatisierte Textabschrift dieser Nachricht ebenfalls gespeichert.

· Zweck und Rechtsgrundlage
Die Nutzung des Dienstes erfolgt, um eine zuverlässige, schnelle und rechtssichere telefonische Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer Daten dient der Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation und der Erfüllung unserer gesetzlichen Impressumspflicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihr Anruf auf den Abschluss eines Vertrages oder eine Vereinsmitgliedschaft ab, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

· Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. aus dem Steuer- oder Handelsrecht) einer Löschung entgegenstehen. In der Regel werden Anruflisten und Voicemails in regelmäßigen Abständen in der App bereinigt.

· Datenübermittlung und Auftragsverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Wir haben mit der sipgate GmbH die gesetzlich vorgeschriebenen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen (ggf. eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) abgeschlossen, um den Schutz Ihrer Daten zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten. Weitere Informationen zum Datenschutz bei sipgate finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter: satellite.me.

15. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen über das Kontaktformular, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

16. Social-Media-Präsenz (Instagram)

Wir betreiben ein Online-Profil auf der Plattform Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland). Auf unserer Website ist ein Link zu diesem Profil integriert.

· Keine automatische Datenübertragung: Es handelt sich um einen einfachen Link. Beim bloßen Surfen auf unserer Website werden keine Daten an Instagram übertragen. Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken, werden Sie auf die Plattform von Instagram weitergeleitet.

· Datenverarbeitung bei Instagram: Sobald Sie unser Instagram-Profil aufrufen, verarbeitet Meta personenbezogene Daten. Über sogenannte „Insights“-Daten erhalten wir als Betreiber anonymisierte Statistiken über die Besucher unserer Profilseite. Für die Verarbeitung dieser Insights-Daten sind wir gemeinsam mit Meta gemäß Art. 26 DSGVO verantwortlich. Meta übernimmt die primäre Verantwortung für diese Datenverarbeitung.

· Drittlandtransfer: Da Meta ein US-Unternehmen ist, können Daten in die USA übertragen werden. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch ein angemessenes Datenschutzniveau garantiert wird. Weitere Informationen finden Sie in der ⁠Instagram-Datenschutzrichtlinie.

17. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben jederzeit folgende Rechte:

· Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

· Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

· Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)

· Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

· Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

· Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

18. Widerruf von Einwilligungen
Eine erteilte Einwilligung kann gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann formlos erfolgen, beispielsweise per E-Mail an die im Impressum oder unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten des Vereins.

19. Beschwerderecht
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständig ist insbesondere die Landesdatenschutzbehörde des Bundeslandes, in dem unser Verein seinen Sitz hat, oder die Behörde an Ihrem Wohnort, Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

20. Datensicherheit
Der Förderverein trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, insbesondere bei rechtlichen Änderungen oder Erweiterungen der Vereinsarbeit sowie Funktionen der Webseite.

Stand August 2026